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这8个你关心的问题,外国采购商来回答你

在与中国供应商的合作过程中,我发现有许多供应商因语言、文化背景差异等等因素,产生了一些困扰。由于不了解采购商的心理与想法,他们也许会不知如何是好。我从采购商的角度,为大家解答一些供应商最关心的问题。

     01 采购商最喜欢怎样的业务员?

很多业务员会认为,做外贸最重要的是掌握纯熟、流利的英语,可以与老外畅所欲言。实际上,这并不是外贸从业人员最重要的素质。大部分外商能够体谅,并不是所有人都具备熟练掌握另一门外语的天赋。

说到底,英语口语只是一项工具,它与Email、Skype一样,运用得当,那么就能够在与外商的交流过程中发挥出巨大的作用。外贸业务员需要锻炼的,是灵活运用这些工具的能力,即良好的沟通能力。业务员们可以在与外商的沟通中一点一滴地参悟与积累,进而形成自己的风格,也可以多多了解他国的风俗、礼仪、文化背景、思维方式,为顺畅沟通打下坚实的基础。

     采购商看重的另一点是外贸业务员对公司、产品、市场的熟悉程度。如果一个业务员对公司的产品线一无所知或者一知半解,采购商问到任何专业的问题他都要去询问相关技术人员,那么显然这个业务员会失去采购商对他的信心。切忌让刚刚入职,对公司、产品都不了解的业务员直接与采购商联系。

业务员在与采购商沟通前,最好搜集一些对方公司的概况,以及该国市场概况,针对上述情况,推荐符合采购商需求的产品。专业的产品知识会大大提升双方达成合作的可能性。

可以看出,采购商对于外贸业务员的职业素养有着较高的要求。建议大家在与外商的交往过程中,时刻表现出专业的一面。譬如说,在接待采购商的时候,最好穿着较为正式的职业装,表现出得体的商务礼仪。

02 采购商最喜欢怎样的供应商?

     一般情况下,采购商更倾向于和有出口经验的公司或厂家合作,这可以节省采购商在产品设计、出口手续等等环节上,与供应商沟通的时间与精力。但是,如果供应商没有出口经验,或者外贸流程的操作并不纯熟,供应商也需要毫无隐瞒地将这些情况告知采购商。

“诚实”是采购商的底线和坚守的原则,无法按时到货、产品品质无法达到规定标准、无法完成产量,这一系列问题尽管会暴露供应商自身的不足之处,但仍需提前如实反馈给采购商,切忌拖到最后一刻,让采购商无可弥补,蒙受损失。更为严重的是,有些供应商明明知道存在的问题,仍然千方百计隐瞒采购商,或拖延时间。对于这样的供应商,采购商是绝对不可能再与之合作了。

一旦发现质量问题,供应商如果勇于承认错误,并积极跟进解决,提升产品质量,重新生产一批产品补救,或是退款给买家,这些行为都会受到采购商的赞赏与认同。

所以说,犯错并不可怕,可怕的是不能积极更正错误。如果希望与采购商建立长期、稳定的合作关系,诚实、负责的态度是所有合作的基石。

说到底,供应商与采购商之间建立的联系主要是基于客户服务。如果供应商能够考虑地更长远、更全面,想到采购商没有想到的问题,提供一些固有职责之外的服务,这会给采购商留下深刻的印象。譬如,无需提醒,将合作项目的新进展不断地汇报给采购商;提供一些有用的建议;定期将产品的更新与升级告知采购商;时刻将采购商的需求列为第一。

03 在采购商眼中,工厂比起外贸公司,是不是更有优势呢?

     答案是:“看情况。” 这主要取决于三方面:

     价格 :有时候,工厂的报价更有竞争力。而外贸公司的优势在于,它可以囤积一批订单,一次性下给一个工厂,由此获得更为低廉的价格。之后他们再将货物拆分,分发给各个客户。

     品质:工厂可以在第一时间管控产品品质。而外贸公司可以彻底落实更为严格的产品管控体系,保证产品品质达到世界级的水准。

    沟通技巧 :在这一方面,大多数工厂处于弱势。工厂一般没有专业的外贸从业人员,或是不了解采购商的行为习惯和文化背景,而外贸公司积累了丰富的经验,他们的理解能力和外贸流程操作能力都优于工厂,他们与外商的联系也会更加紧密。

04 采购商在挑选供应商时,报价是考评中最重要的因素吗?

    在国际贸易中,任何一个因素都会被归结成为竞争优势。每个采购商都希望能够买到价廉物美的产品。当价格合适,质量良好时,采购商们又会考量起货运或售后服务等。期望产品有“意大利的设计,德国的品质,中国的价格”这绝对是一个笑话。但是这些年来,“中国制造”也有了长足的发展,它不再是“低价、低质量”的代名词,所以,在产品品质大幅提升的情况下,采购商们也能够接受与之相匹配的涨价。

    05 供应商发了报价单之后,采购商为什么就此音讯全无了?

在这个问题上,不得不说,球在采购商的半场上。采购商拥有选择供应商的主动权,同时,他们在做重大决定之前,往往要考虑很长一段时间。在通常情况下,他们要仔细考量自身的情况:“我们是否需要再订购一批商品呢?”“比起我们现有的供货商,这家公司是否能提供更便宜的价格、更优良的品质呢?”如此等等。

在这样的情况下,供应商唯一能做的就是等待,并做好准备,回答采购商提出的任何问题,探讨采购商的任何需求。

     06 为什么采购商一直下小订单,总是不下大单?

在与供应商初次合作时,采购商往往很小心,希望能够最大程度降低风险。小订单可以测试产品品质,也可以测试供应商的谈判能力,与外商交流的顺畅程度,以及合作的效率。

面对这种情况,供应商一定要耐心应对,不要误认为这个客户价值不大。实际上,许多大的采购商会更倾向于在合作之前长时间下小订单或反复打样确认,供应商如果有任何懈怠,很可能会失去这个潜在客户。

07 写给采购商的电子邮件需要注意什么?

在给采购商写电子邮件时,要注意简洁明了:

  • 一目了然的标题,例如:“XYZ product Quotation/Company name/ - We meet at ABC Fair”。
  • 提供的信息要全面。
  • 要职业,不要出现缩写,也不要使用俚语。
  • 公司和个人的联系方式要完整。
  • 站在采购商的角度,想一想采购商在这封邮件里希望了解些什么?什么信息对他们来说是有价值的?

 08 在与中国供应商的合作中,最常遇到的问题是什么?

     第一个问题是不同的交流方式。譬如说,在北美,“no”就是意味着“不”,但日本人说“yes”,并不一定就意味着“是”。这种交流上的差异,在东西方文化的碰撞中十分常见。供应商需要考虑到这一点,以免产生不必要的误解。

     第二个问题是诚信问题。即使供应商从未做过外贸,也需要对采购商如实相告。如果坦诚,双方合作的条件也互相符合,采购商很可能愿意指导供应商一步步的操作。任何情况下,供应商都决不能蒙骗、误导客户。

     第三个问题是责任。一旦出现产品质量问题,一定要积极解决,负责到底,决不能撒手不管。

---Jamie

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